Políticas de tratamiento de datos personales
Política de privacidad y protección de datos
1. Definiciones para efectos de las políticas de tratamiento de datos personales
Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012 tal como se transcriben a continuación:
1.1. ALMOTORES S.A. - Significa o se refiere a la empresa ALMOTORES S.A. o a cualquiera de sus empresas filiales o subsidiarias.
1.2. Sitio Web - Se refiere a la página electrónica de ALMOTORES S.A. http://www.almotoreskia.com/ para la promoción, divulgación de sus productos y servicios que está accesible a través de Internet a todo el público y a clientes o visitantes registrados.
1.3. Titular - Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
1.4. Responsable del Tratamiento - Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, particularmente en este caso, ALMOTORES S.A.
1.5. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
1.6. Dato personal - Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los siguientes son los Datos Personales de los Titulares que son recolectados por ALMOTORES
S.A. en desarrollo de su objeto social, e incluidos en su base de datos:
a. Nombre
b. Lugar y fecha de nacimiento y nacionalidad
c. Número de Identificación Personal (Cédula, NIT. Pasaporte.)
d. Dirección, teléfono, correo electrónico.
e. Empresa donde labora, ocupación
f. Ciudad, departamento
Presumimos la veracidad de la información suministrada y no verificamos, ni asumimos la obligación de validar la vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que nos sean proporcionados.
PL-CI-02 V00 Fecha de Elaboración: Fecha de Modificación:
CI004 25-06-2021 N/A
1.7. Autorización - Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
1.8. Base de Datos - Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
1.9. Tratamiento - Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
1.10. Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales - Se refiere al presente documento.
1.11. Dato Sensible (Art.5 Ley 1581/12) - Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
1.12. Niños o Menores de edad – Se refiere a cualquier individuo menor a 18 años, o cualquier otro límite establecido por las leyes de cada país.
2. Principios para el Tratamiento de los datos personales
De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:
2.1. Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos - El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2.2. Principio de Finalidad - El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
2.3. Principio de Libertad - El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
2.4. Principio de Veracidad o Calidad - La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2.5. Principio de Transparencia - En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
2.6. Principio de Acceso y Circulación Restringida - El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
2.7. Principio de Seguridad - La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2.8. Principio de Confidencialidad - Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
3. Autorización para el Tratamiento de datos personales
ALMOTORES S.A. siempre obtendrá la autorización de cada uno de los titulares para el Tratamiento de sus datos personales en el momento de la recolección de datos personales e informará sobre las finalidades específicas del tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento.
La autorización de los titulares, podrá manifestarse por:
3.1. Escrito,
3.2. De forma oral, o
3.3. Mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización.
ALMOTORES S.A. conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.
4. Finalidades del Tratamiento de datos personales
Los Datos Personales que recopila ALMOTORES S.A., son incluidos en una Base de Datos a la cual tienen acceso el personal de la Compañía en ejercicio de sus funciones, quienes en ningún caso están autorizados para el tratamiento de estos datos personales para fines diferentes a los aquí descritos:
4.1. Realizar actividades relacionadas con el desarrollo de las actividades y objeto social de ALMOTORES S.A, como, por ejemplo, pero sin limitarse, actividades corporativas, administrativas, de información, comercialización, petición, recaudo, cobranza, así como para actividades que provengan de los trámites propios del Sistema de Seguridad Social en Salud y del cumplimiento de las normas que lo regulan.
4.2. Envío de información sobre novedades, cambios o modificaciones en los productos o servicios, información promocional, publicitaria, de mercadeo y administrativa de los productos o servicios de ALMOTORES S.A. así como de sus actividades y eventos.
4.3. Información básica en el proceso de entrega de pedidos.
4.4. Para consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener al día dicha información.
4.5. Invitación a eventos realizados por ALMOTORES S.A.
4.6. Realizar campañas de publicidad y mercadeo.
4.7. Implementar programas de fidelización.
4.8. Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.
4.9. Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo.
4.10. Realizar cobros o riesgos de cualquier índole.
4.11. Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales.
4.12. Proveer nuestros productos y servicios requeridos directamente o a través de terceros.
4.13. Estudios estadísticos.
4.14. Enviar información sobre actividades desarrolladas por la Compañía o envío de información que se considere de interés a través de diferentes medios.
4.15. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
4.16. Ejecutar las obligaciones derivadas de los contratos comerciales y laborales en los cuales ALMOTORES S.A. es parte.
4.17. Dar soporte a los procesos de auditoría de la Compañía.
4.18. Realizar encuestas de satisfacción.
4.19. Confirmar los datos necesarios para la entrega de productos y/o prestación de servicios.
4.20. Llevar a cabo los trámites de atención de Peticiones, Quejas y Reclamos PQR’s presentadas ante la Compañía.
4.21. Para los empleados sobre los que se manipulan datos sensibles se encuentran:
*Algunos datos socioeconómicos
*Aspectos generales de salud, asociados al Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo.
4.22. Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre ALMOTORES S.A. y el Titular.
ALMOTORES S.A. no comparte esta información con ninguna persona ajena o no autorizada de acuerdo con la legislación y la jurisprudencia vigente; no obstante, podrá compartirse o suministrarse información con las autoridades judiciales o administrativas que en ejercicio de sus atribuciones legales lo soliciten o con autoridades sanitarias.
La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de ALMOTORES S.A. o archivados seguramente a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.
Es importante aclarar que ALMOTORES S.A. no solicita, ni guarda información correspondiente a tarjetas de crédito o débito que sea suministrada para hacer transacciones de compra en el portal o sitio web.
5. Procedimiento para el Tratamiento de los datos personales
5.1. Los Datos Personales que son incluidos en la Base de Datos de ALMOTORES
S.A. provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados o público en general.
5.2. Canales tales como nuestro sitio web, línea de atención telefónica, contratos comerciales y laborales, venta directa, distribuidores y canales de servicio, entre otros, son los medios a través de los cuales la Compañía obtiene los Datos Personales a que hace referencia la presente Política.
5.3. Los Datos Personales recolectados por la Compañía, son almacenados en aplicaciones o software debidamente licenciados.
6. Procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la autorización
En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, la Compañía determina que el procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la autorización para el Tratamiento de Datos Personales, implica el deber del Titular del dato de contactarse con ALMOTORES S.A. a través de los medios dispuestos para ello, a saber:
6.1. Telefónicamente a través de las líneas de atención dispuestas por ALMOTORES
S.A. . en el Sitio Web.
6.2. A través de la opción “Aviso de autorización para el tratamiento de datos personales” en www.almotoreskia.com
6.3. Remitiendo solicitud por escrito y escaneada al correo electrónico dispuesto por la Compañía servicioalcliente@almotores.com.co, la cual deberá ser acompañada de una copia del documento de identidad del Titular, o
6.3.1. Remitiendo solicitud por escrito al domicilio social de la Compañía, la cual deberá ser acompañada de una copia del documento de identidad del Titular.
7. Procedimiento para realizar reclamos relacionados con el Tratamiento de datos personales (Art.15 Ley 1581/12)
El Titular del dato podrá solicitar la corrección, actualización o supresión de sus datos, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes, podrá presentar un reclamo al e-mail servicioalcliente@almotores.com
7.1. El reclamo deberá incluir la siguiente información:
a) Titular del dato
b) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
c) Dirección para notificación o respuesta
d) Documentos que se quiera hacer valer
7.2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7.3. Los Titulares de los Datos Personales, podrán en todo momento, solicitar a ALMOTORES S.A. la supresión o modificación de sus datos o revocar la autorización, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
7.4. Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual con ALMOTORES S.A.
7.5. En caso de requerirse que un tercero ajeno a ALMOTORES S.A. sea el Encargado del Tratamiento de bases de datos personales, se debe solicitar la autorización al Gerente de ALMOTORES S.A. para dicho cometido. El responsable de esta solicitud, deberá velar porque en todo momento el Encargado del Tratamiento administre la información para los fines dispuestos por ALMOTORES S.A. y con la diligencia y cuidado que esta labor requiere de acuerdo a la legislación vigente.
8. Derechos del titular de dato personal de conformidad con el art. 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos
8.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
8.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581.
8.3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
8.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
8.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
8.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
9. Ejercicio de los derechos sobre de Datos personales (Art. 20 Decreto 1377 de 2013)
9.1. Por parte del Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le coloque a disposición el responsable.
9.2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
9.3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
9.4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
9.5. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
10. Deberes del responsable del Tratamiento de Datos Personales
De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:
10.1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
10.2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
10.3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
10.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
10.5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
10.6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
10.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
10.8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
10.9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10.10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
10.11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
10.12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
10.13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
10.14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
10.15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
10.16. En caso de presentarse un incidente que represente un riesgo de los datos personales, bien sea violación a los códigos de seguridad o que existan riesgos en la administración, dicha situación debe ser notificada al área de Contraloría, para que notifique de este hecho a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
11. Vigencia de la Política
Los Datos Personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que tenga el producto o servicio, durante el período en el que subsista la finalidad para la cual fueron recopilados, más el término que establezca la Ley.
12. Otras disposiciones
ALMOTORES S.A. no tiene intención de recolectar ninguna información personal de datos sensibles ni de niños o menores de edad.
En los lugares pertinentes del Sitio Web, ALMOTORES S.A. instruirá a los menores a no remitir información a nuestras Páginas Web o anuncios.
Si usted sabe o conoce que algún menor de edad se ha registrado o está en nuestra base de datos, por favor notifíquelo de inmediato utilizando el botón de contacto que aparece en este sitio, nos comprometemos a eliminar dicho registro a la brevedad posible.
La Compañía recolectará, almacenará, usará o circulará los Datos Personales sobre los que se cuente con la debida autorización, por el término que sea razonable y necesario
13. Uso correcto del Sitio Web
El Titular del dato se compromete a utilizar los servicios, y en general todos los contenidos del sitio web de conformidad a la presente Política y a los Términos y Condiciones que en este instrumento se señalan, así como conforme a la ley, la moral, las buenas costumbres generalmente aceptadas y el orden público.
El Titular del dato se obliga a abstenerse a utilizar el sitio web y sus contenidos con fines o efectos ilícitos, contrarios a lo establecido en el presente instrumento, lesivos de los derechos e intereses de terceros, o que de cualquier forma puedan dañar, inutilizar, sobrecargar o deteriorar el sitio web y sus contenidos, o impedir la normal utilización o disfrute del mismo por los Usuarios del Sitio Web.
14. El Titular del dato se compromete específicamente a abstenerse de:
14.1. Remitir cualesquiera otros mensajes no solicitados, ni consentidos previamente a una pluralidad de personas usuarias del sitio web.
14.2. Obtener, e incluso intentar obtener, informaciones y cualquier clase de material accesible a través del sitio web o de los Servicios o Canales empleando para ello procedimientos distintos de los puestos a su disposición.
14.3. Hacer un uso no correcto de los contenidos del sitio web utilizándolos con fines distintos a los previstos, reproduciéndolos, modificándolos o transformándolos.
15. Consentimiento
Para registrarse en el Sitio Web de ALMOTORES S.A., será necesaria la recopilación de datos personales que el Usuario facilitará libre y voluntariamente y que se hará efectiva en la opción “Suscribirse” del Sitio Web, a cuyos efectos el Usuario declara que toda la información suministrada a la hora de registrarse es veraz, completa y precisa. Con el envío de la información suministrada por el Usuario en el presente Sitio Web, el Usuario acepta sin restricción ni limitación alguna ésta Política.